Definisi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)
Sumber daya manusia menurut Gomes (2000) adalah salah satu
sumber daya yang ada dalam organisasi, meliputi semua orang yang melakukan
aktivitas.
Sumber daya manusia menurut Hasibuan (2002) adalah kemampuan
terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan
sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi
kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya.
Sistem yang menyediakan informasi mengenai SDM perusahaan
adalah sistem informasi sumber daya manusia atau HRIS (human resource
information system). Nama system manajemen sumber daya manusia (human resource
management system) atau HRMS juga semakin banyak digunakan. (MC leod : 44)
HRIS merupakan sistem informasi untuk mendukung
kegiatan-kegiatan manajer di fungsi sumber daya manusia. Fungsi ini dulunya
bernama fungsi department personalia sekarang diubah namanya menjadi fungsi SDM
untuk menunjukan bahwa manusia didalam organisasi adalah sumber daya ekonomis
yang penting. (Jogiyanto HM , 2005: 249).
Pengertian menurut wikipedia.com, yang dimaksud sumber
daya manusia adalah sebuah bentuk interseksi atau pertemuan antara bidang ilmu
manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini
menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang
teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal
perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian
langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan
sumber daya perusahaan atau enterprise resource planning (ERP).
Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang
diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata
yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul
MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang
membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya,
menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan
aturan-aturannya.
Sistem informasi sumber daya manusia adalah sistem
terintegrasi yang menyediakan informasi yang digunakan dalam pembuatan
keputusan sumber daya manusia. ( Prof. Dr. Hj. Soedarmayanti, M.Pd, APU ).
Sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) atau human
resources information system (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang
mengorganisir tata kelola dan tata laksana manajemen sumber daya manusia di
perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut
dengan decision support system dengan menyediakan berbagai informasi
yang diperlukan.
Dalam sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) mempunyai
dua tujuan utama dalam organisasi antara lain : Untuk meningkatkan efisiensi,
dimana data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia digabungkan menjadi Satu
Agar supaya lebih strategis dan berhubungan dengan perencanaan sumber daya
manusia Ditinjau dari manfaatnya sistem informasi sumber daya manusia mempunyai
manfaat dalam organisasi yaitu otomatis dalam sistem penggajian dan aktivitas
tunjangan. Dengan sistem informasi sumber daya manusia, catatan waktu karyawan
dimasukan dalam sistem, dan pengurangan yang sesuai dan penyesuaian karyawan
lainnya akan tercermin dalam pengecekan gaji terakhir. Untuk dapat merancang
dan menghasilkan suatu sistem informasi sumber daya manusia ada beberapa hal
yang perlu diperhatikan antara lain : Informasi apa yang tersedia dan informasi
apa yang dibutuhkan mengenai orang-orang dalam organisasi? Apa kegunaan
informasi tersebut? Siapa yang membutuhkan informasi tersebut? Serta kapan dan
seberapa sering informasi tersebut dibutuhkan? Selanjutnya kegunaan sistem
informasi sumber daya manusia dapat digunakan pada : Perencanaan dan analisis
sumber daya manusia (SDM) Keseteraan dan pekerjaan Kepegawaian Pengembangan SDM
Kompotensi dan tunjangan Kesehatan, Keselamatan dan Keamanan Hubungan karyawan
dan buruh Peningkatan secara dramatis dalam penggunaan internet telah
membangkitkan , baik kemungkinan maupun kekhawatiran professional sumber daya
manusia, terutama ketika membangun intranet dan ekstranet. Internet adalah
sebuah jaringan organisasional yang beroperasi melalui internet.Sedangkan
entranet adalah jaringan terhubung dengan internet yang memberikan karyawan
akses pada informasi yang disediakan oleh eksternal diantaranya Papan Buletin,
Akses Data, Swalayan Karyawan dan Hubungan yang diperpanjang. (Website Resmi |
Dinas Kesehatan Kab Bone Bolango | Provinsi Gorontalo. Wednesday, 28 May 2008)
Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem
Informasi Sumberdaya
Manusia adalah:
1. Timely (tepat waktu)
2. Accurate (akurat)
3. Concise (ringkas)
4. Relevant (relevan)
5. Complete (lengkap)
Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang
memiliki karakteritik di atas dalam rangka mengambil suatu keputusan (a
decision making).
Fungsi Sistem Sumber Daya Manusia dan Penempatannya
Fungsi sumber daya manusia memiliki empat kegiatan utama
yaitu:
1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring). Sumber
daya manusia membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. Sumber daya
manusia selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang
mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan
kebijakan yang sesuai.
2. Pendidikan dan Pelatihan. Selama periode kepegawaian
seseorang, sumber daya manusia dapat mengatur berbagai program pendidikan dan
pelatihan yang diperlukan untukmeningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja
pegawai.
3. Manajemen Data. Sumber daya manusia menyimpan database yang
berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan
informasi pemakai.
4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama seseorang
diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah
penghentian, sumber daya manusia mengurus program pensiun perusahaan bagi
mantan pegawai yang berhak.
Evolusi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Sistem personalia awal menempatakan data pegawai dalam map
yang ditampatkan pada departemen personalia. Saat departemen memperoleh mesin Punched
Card, file dipindahkan ke departemen pengolahan data dan dikonversikan ke
bentuk punched Card. Saat komputer menggantikan mesin Punched
Card , data pegawai dikonversikan ke pita dan piringan magnetik.
Pengaruh Peraturan Pemerintah
Rangsangan untuk menaikkan status data personil diberikan
oleh peraturan pemerintah seperti EEO (Equal Employment Opportunity), OSHA (Occupational
Safety and Health Administration), dan AAP (Affirmative Action Program) yang
diberlakukan selama tahun 1960-an dan 1970-an.perusahaan diharuskan untuk
menyediakan statistik bagi pemerintahan nasional yang menunjukkan sampai sejauh
mana praktek personalia perusahaan sesuai dengan undang-undang itu. Perusahaan
segera mengerti bahwa mereka tidak dapat mengejar persyaratan pwlaporan yang
meningkat tanpa bantuan sistem berbasis komputer.
Manajemen puncak perusahaan mulai mengalokasikan sumber daya
tambahan bagi pengembangan sistem personalia berorientasi informasi (Information
Oriented Personel System). Sistem baru dikembangkan oleh spesialis informasi
dari jasa informasi, bekerja sama dengan pemakai di bagian dumber daya manusia.
Pengaruh dari Komputer Mikro
Saat komputer mikro muncul, SDM mulsi memasangnya dalam
areanya. Beberap digunakan secara berdiri sendiri (Stand Alone), beberapa
dibuat jaringan untuk membentuk LAN, dan beberapa dihubungkan dengan fasilitas
komputer sentral perusahaan. Beberapa organisasi SDM bahkan memasang komputer
mikro bahkan mainframe mereka sendiri.
Komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Komponen sistem informasi sumber daya manusia terdiri dari
sistem input dan output sumber daya manusia, serta database sumber daya
manusia.
1. Sistem input sumber daya manusia
Sistem ini terdiri dari tiga bagian yaitu dua bagian untuk
mendapatkan data internal dan satu bagian untuk mendapatkan data eksternal.
1. Sumber data internal dapat terdiri dari dua bagian yaitu
:
a. Data keuangan yag dapat diambil dari basis data
akuntansi. Sistem SIA (Sistem Informasi Akuntansi) menyediakan data akuntansi
bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya
personil baik keuangan maupun non keuangan. Contoh elemnen akuntansi adalah
upah per jam, gaji bulanan, pendapatan kotor saat ini, dan pajak penghasilan
tahun berjalan. SIA menyadiakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database
berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil keuangan dan
non-keuangan. Keterlibata SDM dalam aplikasi penggajian dalam bentuk penyediaan
proses dan data pendukung bagi SIA.
b. Data sumber daya manusia non-keuanagan dapat diperoleh
melalui penelitian SDM. Sistem penelitian sumber daya manusia bergfungsi untuk
mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contohnya:
a) Penelitian Suksesi (Succession Study) dilakukan untuk
mengidentifikasi orang-orang dalam perusahaan yang merupakan calon bagi posisi
yang akan tersedia. Mungkin seseorang kepala departemen akan pensiun, dan
manajemen puncak ingin mengetahui siapa yang dapat dipertimbangkan untuk
dipromosikan ke jabatan itu,
b) Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and
Evaluation) mempelajari setiap jabatan dalam suatu area untuk menentukan
lingkup dan mengidentifikasikan pengetahuan dan keahlian yang diperlukan,
c) Penelitian Keluhan (Grievance Studies) membuat tindak
lanjut atas keluhan yang disampaikan pegawai untuk berbagai alasan. Data dari
riset ini umumnya diperoleh malalui observasi dan wawancara langsung dengan
responden survey daftar pertanyaan. Data riset ini misalnya adalah data yang
diperoleh dari studi suksesi, harapan karyawan, job analysis, kebutuhan
tenaga kerja, identiikasi pengetahuan dan keahlian yang dibutuhkan untuk
pekerjaan-pekerjaan tetentu, keluhan karyawan dan sebagainya.
2. Sumber data eksternal disebut dengan human resource
intelligent data. Sistem ini mengumpulkan data yang berhubungan dengan
sumber daya manusia dari lingkungan luar perusahaan. Elemen lingkungan yang
menyediakan data ini meliputi pemerintah, pemasok, serikat pekerja, masyarakat
global, masyarakat keuangan dan Pesaing.
a. Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan
informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan
ketenagakerjaan.
b. Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan
seperti perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga
penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai
sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang
memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan peneriamaan.
c. Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan
data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat
pekerja dan perusahaan. Data serikat pekerja yang dibutuhkan misalnya
kontrak-kontrak kerja dengan serkat pekerja. Data pemerintah berupa
aturan-aturan pemerintah tentang ketenagakerjaan misalnya upah minimum regional
dan tunjangan hari raya. Sumber data lulusan universitas dapat dilakukan dengan
menghubungkan system informasi SDM dengan situs alumni universitas-universitas
yang ada. Sumber data bursa tenaga kerja dapat diperoleh dari agen-agen
penyedia tenaga kerja.
d. Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global
menyediakan imnformasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan,
pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam
skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai
yang ada ke dalam komunitas lokalnya.
e. Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan
memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.
f. Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang
memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus, seperti industri
komputer, sering terjadi perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan
lain. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru
yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan
mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.
2. Sistem output sumber daya manusia
a. Bentuk dasar Output
Pemakai HRIS biasanya menerima output dalam bentuk laporan
periodik dan jawaban atas database queries. Model matematika
digunakan dalam beberapa hal, dan ada yang menggunakan sistem pakar.
b. Perangkat lunak HRIS
Perangkat lunak sistem output yang digunakan oleh perusahaan
HRSP kadang berbentuk siap pakai (Prewritten) yang dibeli dari pemasok
perangkat lunak, atau kadang dikembangkan sendiri oleh perusahaan. Lebih banyak
perangkat lunak pesanan (custom) yang dikembangkan bersama oleh sumber daya
manusia dan jasa informasi daripada oleh SDM atau jasa informasi sendiri, dan
tampaknya sedikit yang diproduksi oleh perusahaan luar.
Enam macam kelompok output dapat dihasilkan oleh
sistem informasi sumber daya manusia, yaitu;
a. Informasi-informasi tentang perencanaan tenaga kerja,
merupakan yang dibutuhkan oleh para menejer atas untuk merencanakan kebutuhan
tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi
informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja
itu sendiri. Tabel di bawah ini mendaftarkan aplikasi dalam subsistem alam
urutan berdasarkan jumlah perusahaan yang telah menggunakannya. Tabel ini juga
mengidentifikasikan jumlah perusahaan yang dalam proses penerapan aplikasi
tersebut, angka pada bagian bawah tabel menunjukkan persentase perusahaan yang
memiliki aplikasi operasional. Persentase ini memberikan petunjuk popularitas
relatif dari subsistem.